意外と忘れがちな“ビジネスマナー
じっくりおさらいしてみましょう  ーメール編ー

 

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5-1 メールのマナー

メールは電話と異なり、履歴が残り確認作業も容易なことから、
ビジネス上の通信手段と主流になりつつあります。
手紙の書き方とは別にメール特有のルールがありますので注意しましょう。

 

アドレスは間違えない
ドット(.)ひとつでも間違えると相手に届かなかったり、他の人に送られてしまいます。

急ぎの用件には使わない
E-メールは相手が不在でも一方的に送ることが出来るため、送信したものを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。緊急の用件のときには、電話を使うのが基本です。

必要に応じて電話確認を
送信経路で何らかのトラブルがあってメールが届かなかったりする場合もあります。内容が重要な時は電話で「これからメールをお送りします」「今メールを送りました」と一報を入れるとよいでしょう。

内容は簡潔に
内容は簡潔に。長文のメールは読みにくく、内容も伝わりにくくなります。複雑な用件の場合は、メールと電話を併用するなどの工夫をしましょう。

E-メールの書式例

  1. 件名
    ひと目見て内容がわかるような簡潔なタイトルをつける
  2. 宛名本文の前に、相手の会社名、部署、氏名を書く
  3. 本文1行が長くなりすぎないように、意味の切れ目などで改行をする。1行30文字程度が目安。5行程度で段落をまとめ、段落間は1行空けるなど読みやすい工夫を。
    • 名前を名乗る
      「○○社の田中です。」など、自分の会社名、名前を書く
    • 書き出し
      頭語や時候の挨拶は不要です。「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始める。
    • 用件
      5W2Hを意識して簡潔にまとめ
    • 結び
      「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくる。
  4. 署名
    メールの最後に署名をつける。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、
    E-メールアドレス等を入れる。
    *半角カタカナや(株)などの文字や日頃使わない難しい漢字などは、文字化けすることがあるので使わないようにします。

メール送信マナー

CCとBCC

同じ内容のメールを、宛先の人以外に送る場合に使います。
主な宛先の人の他に、目を通してほしい人のアドレスは「CC」に、同じメールを送ったことを宛先の人や「CC」の人に知られたくない場合は「BCC」にアドレスを入れます。

ビジネスメールで絵文字は使わない

ビジネスメールは友達間のメールではありませんので、絵文字を使用するのは避けましょう。

 

 



 

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