意外と忘れがちな“ビジネスマナー
じっくりおさらいしてみましょう  ーFAX編ー

 

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5-1 FAXのマナー

FAXを送る場合にもマナーがあります。仕事をスムーズに進めるためには
送り方や送った後の細かい配慮が必要です

 

FAXで送らない方がよいもの

  • 枚数が多い書類
    送付先の用紙を消耗させるので、大量のFAXは避けること。やむを得ず送る場合は、事前に電話で了承を得てから送りましょう
  • 重要書類
    重要書類は郵送するのが基本ですが、やむを得ずFAXで送る場合は、事前に相手に確認し、受信を確認してもらいましょう。

 

内容が判りやすいように

FAXで送ると、原稿より読みにくいものが相手に届きます。「何が書いてあるのか判らない」とならない様に、事前に手直ししてから送りましょう。

  • 文字がつぶれてしまうことがあるので小さい文字がある時は、事前に拡大コピーをしたり、色を濃くして手直ししましょう。
  • カラー原稿は、一度モノクロコピーに変換してから送りましょう。

 

FAX番号は間違えない

番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られたりします。当たり前のことですが、FAXを送る前に番号をよく確認しましょう。

宛表書きをつける

お客様に送る時は表書き(FAX送信票)をつけます。

  1. 日付
  2. タイトル
  3. 送信先の会社名、役職名、個人名
  4. 送信元の会社名、役職名、個人名、電話番号、FAX番号
  5. 本文
  6. 送信枚数
  7. 別記。送付内容を箇条書きで書く
  8. 締めくくり
FAX送付状

ページ番号をふる
何枚も送る時は順番が判るようにページ番号を入れます。全部で3枚送る場合は1/3、2/3、3/3と送信枚数がわかるようにするとよいでしょう。
送信後は確認をする
送ったFAXが無事に届いたかどうか、電話で確認すると親切です。その際にページが抜けていないか、見づらい文字はないかもあわせて確認しましょう。

FAXを受け取った場合
FAXを受け取ったら、枚数が揃っているか、見づらい文字はないかなどを確認します。重要な文書などは相手に無事届いた旨の返事をしましょう。また、社内の他の人宛に来たFAXはそのまま放置しないで渡してあげる心配りも必要です。
電話とFAX番号が共通の場合に気をつけたいこと
相手が個人宅や個人事務所だったりする場合は、相手の迷惑になるような
時間帯は避けましょう。FAXが送られた時も着信音が鳴ってしまうということを忘れずに。

 

 

 



 

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